Oefening:
Vraag aan Copilot welke vakantie-ideeën hij kan aanbevelen. Kijk wat voor antwoord je terugkrijgt. Vraag het daarna nog een keer waarbij je ook context toevoegt. Wat voor verschillen zie je?
Prompt 1:
Welke vakantie-ideeën kun je aanbevelen?
Prompt 2:
Welke vakantie-ideeën kun je aanbevelen? Wij zijn een gezin met twee jonge kinderen (4 en 6 jaar) en zoeken voor de herfst een betaalbare, ontspannen vakantie in Nederland of nabijgelegen landen. We willen graag activiteiten die zowel leuk als educatief zijn voor de kinderen, zoals musea, natuurparken en interactieve attracties.
Oefening:
Gebruik de informatie uit een van je organisatiebronnen (Personen, Bestanden, Mails, Meetings) om een vraag te beantwoorden of een tekst op te stellen. Geef in je prompt duidelijk aan naar welke bron je verwijst en hoe je het antwoord terug wilt hebben. Je kan direct refereren naar je bronnen door in je prompt "/" te gebruiken of bijvoorbeeld iets te vragen als "Wat zijn de laatste 10 emails die ik ontvangen heb?"
Bestanden (Projectdocumentatie & Besluitvorming)
“Doorzoek mijn OneDrive naar de meest recente versie van het projectplan voor /[projectnaam]. Vat de belangrijkste mijlpalen en verantwoordelijkheden samen en geef aan of er nog openstaande actiepunten zijn.”
E-mails (Stakeholdercommunicatie & Prioriteiten)
“Doorzoek mijn inbox en verzonden e-mails van de afgelopen maand op correspondentie met /[naam klant of collega] over /[onderwerp]. Geef een overzicht van de belangrijkste besproken punten, openstaande vragen en eventuele afspraken die zijn gemaakt.”
Meetings (Vergadernotities & Actiepunten)
“Vat de notulen en actiepunten van mijn laatste meeting over /[onderwerp] samen en structureer deze in een overzicht met toegewezen verantwoordelijken en deadlines.”
Oefening:
Stel een prompt op voor Copilot waarin je niet alleen het doel van je vraag beschrijft, maar ook duidelijk aangeeft hoe je het antwoord terug wilt krijgen. Dit helpt je om gerichtere en nuttigere resultaten te ontvangen.
Combineer eventueel bronnen om met informatie uit je bestanden of emails te werken.
Vier suggesties voor verwachtingen:
Analyse van een document met voor- en nadelen in een tabel
"Analyseer /[document] en geef per belangrijk onderwerp de voor- en nadelen weer in een tabel. Zorg ervoor dat de onderwerpen duidelijk gestructureerd zijn en dat de voor- en nadelen concreet en relevant zijn."
Samenvatting van documenten en e-mails over een projectplan
"Vat alle relevante informatie samen uit /[document] en gerelateerde e-mails van /[naam collega/team] over dit project. Geef een beknopt overzicht in maximaal 300 woorden en gebruik bulletpoints, gegroepeerd per thema zoals ‘Doelstellingen’, ‘Risico’s’, en ‘Actiepunten’."
Overzicht van taken uit e-mails
"Scan mijn e-mails van de afgelopen week en genereer een lijst met openstaande taken en deadlines. Structuur de taken per prioriteit (‘Urgent’, ‘Binnen een week’, ‘Lopende taken’)."
Oefening:
We gaan nu een vergadering voorbereiden met behulp van de Copilot Chat omgeving en Pages.
Vraag nu aan de Copilot Chat om relevante informatie met betrekking tot de persoon met wie je zal vergaderen:
Samenvatting van eerdere gesprekken en actiepunten:
"Geef een overzicht van alle eerder besproken actiepunten en besluiten uit de laatste drie 1-op-1 gesprekken met [Naam Medewerker] in Outlook en Teams-notities. Vat de belangrijkste prestaties, uitdagingen en openstaande taken samen."
Overzicht van afgeronde en lopende projecten:
"Geef een overzicht van alle projecten waar [Naam Medewerker] in de afgelopen drie maanden aan heeft gewerkt. Vermeld de status, belangrijkste bijdragen en eventuele openstaande taken."
Voorbereiden van ontwikkel- en verbeterpunten:
"Maak een lijst van de belangrijkste verbeterpunten voor [Naam Medewerker] op basis van eerdere feedback en projectuitkomsten. Stel concrete actiepunten en leerdoelen voor om de prestaties te verbeteren."
Open de uitkomsten in Pages. Ga aan de linkerkant naar het Pages tab. Bewerk nu een deel van de tekst, voeg eventueel items zoals bulletpoints toe. Maak deze notities overzichtelijk voor jouw vergadering.
Vraag hierna in de Copilot Chat om een agenda op te stellen voor deze performance review.
"Maak een gestructureerde agenda voor de 1-op-1 meeting met [Naam Medewerker], inclusief de volgende onderdelen:
Open deze weer in pages en voeg elementen toe die voor jou belangrijk zijn om de vergadering goed te kunnen sturen.
Open de Loop applicatie, maak een werkruimte aan per project of werknemer en organiseer hier je pages voor de vergaderingen.
In deze opdracht leer je hoe je met Copilot documenten maakt, analyseert en herschrijft. Je werkt in stappen toe naar een productbeschrijving die aansluit bij een specifieke doelgroep. Volg de onderstaande opdrachten en maak gebruik van de bronnen binnen CoffeeCare.
CoffeeCareklantprofielen.docx 17.02 KB
In deze opdracht leer je hoe je met behulp van Copilot in Excel gegevens organiseert, analyseert en visualiseert. Je gebruikt fictieve verkoopcijfers van CoffeeCare en werkt stap voor stap aan een overzicht en analyse van de gegevens.
Inleiding:
CoffeeCare, een bedrijf dat gespecialiseerd is in hoogwaardige koffiemachines en uitstekende klantenservice, bereidt zich voor op een belangrijke interne presentatie. Jij hebt de taak om een professionele PowerPoint-presentatie te maken. Deze presentatie combineert inzichten uit het Word-document (het verslag) en de Excel-tabel (de verkoopcijfers) die je in de vorige opdrachten hebt gemaakt. Het doel is om de informatie helder en visueel aantrekkelijk te presenteren.
"Schrijf een concept mail aan [collega’s naam] waarin ik vraag naar een statusupdate van de lopende projecten. Refereer in de mail specifiek naar het project [projectnaam] en het document /[documentnaam], dat in [OneDrive-map] staat. Vraag ook of er al feedback is ontvangen van [naam van een andere collega/klant]. Sluit de mail af met een verzoek om eventuele knelpunten of benodigde ondersteuning aan te geven."
Extra: Gebruik de Copilot feature om jouw e-mail te verbeteren. Je kunt tekst inkorten, langer maken, de toon wijzigen en de coachings tool inzetten.
Open een mail die je van een collega hebt ontvangen. Gebruik nu de opties binnen copilot om deze e-mail snel en zorgvuldig te beantwoorden.
Vraag eerst in de Copilot chat om de voorgaande mail samen te vatten, de belangrijkste punten in een bulletpoints te weergeven of de taken per persoon te weergeven.
Schrijf nu een concept antwoord e-mail met behulp van Copilot.
Extra: Gebruik de Copilot feature om jouw e-mail te verbeteren. Je kunt tekst inkorten, langer maken, de toon wijzigen en de coachings tool inzetten.
Extra: Vraag nu in de Copilot chat om een vergadering in te plannen met jouw collega om deze onderwerpen te bespreken. Copilot zal hiervoor een gebeurtenisformulier openen, waarin je meteen een moment in de agenda kan boeken voor jou en jouw collega.
Extra: Vraag in de Copilot chat om welke e-mails van de afgelopen week nog niet beantwoord zijn. Stuur met behulp van Copilot snel een opvolgings e-mail naar de betreffende collega.
E-mails efficiënter opstellen:
Je wilt een formele en goed gestructureerde e-mail sturen zonder hier veel tijd aan te besteden.
Prompt: "Schrijf een professionele e-mail aan [naam] over [onderwerp], waarin ik [boodschap] wil overbrengen en een reactie vraag voor [datum]."
Oude e-mails doorzoeken:
Je zoekt een belangrijke e-mail die je een paar weken geleden hebt ontvangen over een project.
Prompt: "Zoek de e-mail waarin [naam] mij een overzicht stuurde van [onderwerp]."
Taken uit e-mails halen:
Je wilt snel zien welke taken nog openstaan uit je e-mailcorrespondentie.
Prompt: "Geef een overzicht van alle taken die in mijn recente e-mails genoemd worden en koppel ze aan de bijbehorende afzenders."
Follow-up mails sturen:
Je wilt weten wie je nog een follow-up mail moet sturen.
Prompt: "Toon een lijst van e-mails waarop ik nog geen antwoord heb ontvangen en stel een follow-up e-mail op voor elk."
Maak een nieuwe Agent aan voor jouw interne HR-beleid binnen de configureer omgeving.
Geef de Agent een nieuwe naam en icoon.
Bijvoorbeeld: “HR-beleid Agent”.
Zorg dat je een passende beschrijving maakt zodat gebruikers weten waarvoor deze agent bedoelt is.
Bijvoorbeeld: “Deze HR-beleid Agent beantwoordt al jouw vragen over ons interne HR beleid.”
Geef deze Agent specifieke instructies over de taken die deze agent zal uitvoeren.
Tip: Wees specifiek over de stappen die de Agent kan zetten op basis van de input die deze ontvangt.
“Analyseer het document [naam HR beleids document], beantwoord de vragen op een directe, vriendelijke en professionele toon in een aantal zinnen. Verwijs naar de bron en laat zien waar je de informatie hebt gevonden.”
Voeg het HR-beleid toe in de kennisbank, let er op dat je in de instructies naar dit document verwijst.
Stel een aantal veelgestelde vragen in over het HR beleid onder de Beginprompts.
Test hem eerst uit, wanneer je tevreden bent, mag je hem maken!
Mocht je geen eigen HR-beleidsdocument kunnen vinden, gebruik deze van CoffeeCare Solutions:
BeleidsregelsvoorCoffeeCare.docx 22.24 KB