Opdrachten Copilot training Stedin

Opdracht 1: Context meegeven aan Copilot

Oefening:

Vraag aan Copilot welke vakantie-ideeën hij kan aanbevelen. Kijk wat voor antwoord je terugkrijgt. Vraag het daarna nog een keer waarbij je ook context toevoegt. Wat voor verschillen zie je?


Prompt 1: 

Welke vakantie-ideeën kun je aanbevelen?



Prompt 2:

Welke vakantie-ideeën kun je aanbevelen? Wij zijn een gezin met twee jonge kinderen (4 en 6 jaar) en zoeken voor de herfst een betaalbare, ontspannen vakantie in Nederland of nabijgelegen landen. We willen graag activiteiten die zowel leuk als educatief zijn voor de kinderen, zoals musea, natuurparken en interactieve attracties.


Opdracht 2: Naar bron refereren in Copilot

Oefening:

Gebruik de informatie uit een van je organisatiebronnen (Personen, Bestanden, Mails, Meetings) om een vraag te beantwoorden of een tekst op te stellen. Geef in je prompt duidelijk aan naar welke bron je verwijst en hoe je het antwoord terug wilt hebben. Je kan direct refereren naar je bronnen door in je prompt "/" te gebruiken of bijvoorbeeld iets te vragen als "Wat zijn de laatste 10 emails die ik ontvangen heb?"

Bestanden (Projectdocumentatie & Besluitvorming)
 “Doorzoek mijn OneDrive naar de meest recente versie van het projectplan voor /[projectnaam]. Vat de belangrijkste mijlpalen en verantwoordelijkheden samen en geef aan of er nog openstaande actiepunten zijn.”

E-mails (Stakeholdercommunicatie & Prioriteiten)
 “Doorzoek mijn inbox en verzonden e-mails van de afgelopen maand op correspondentie met /[naam klant of collega] over /[onderwerp]. Geef een overzicht van de belangrijkste besproken punten, openstaande vragen en eventuele afspraken die zijn gemaakt.”

Meetings (Vergadernotities & Actiepunten)
 “Vat de notulen en actiepunten van mijn laatste meeting over /[onderwerp] samen en structureer deze in een overzicht met toegewezen verantwoordelijken en deadlines.”


Opdracht 3: Verwachtingen toevoegen aan je Copilot Prompt

Oefening:

Stel een prompt op voor Copilot waarin je niet alleen het doel van je vraag beschrijft, maar ook duidelijk aangeeft hoe je het antwoord terug wilt krijgen. Dit helpt je om gerichtere en nuttigere resultaten te ontvangen.

Combineer eventueel bronnen om met informatie uit je bestanden of emails te werken.

Vier suggesties voor verwachtingen:

  • Structuur: "Gebruik een overzichtelijke opsomming met kopjes."
  • Stijl: "Hanteer een informele en toegankelijke toon."
  • Detailniveau: "Geef concrete voorbeelden en praktische toepassingen."
  • Lengte: "Houd het antwoord kort, maximaal 200 woorden."

Analyse van een document met voor- en nadelen in een tabel

"Analyseer /[document] en geef per belangrijk onderwerp de voor- en nadelen weer in een tabel. Zorg ervoor dat de onderwerpen duidelijk gestructureerd zijn en dat de voor- en nadelen concreet en relevant zijn."


Samenvatting van documenten en e-mails over een projectplan

"Vat alle relevante informatie samen uit /[document] en gerelateerde e-mails van /[naam collega/team] over dit project. Geef een beknopt overzicht in maximaal 300 woorden en gebruik bulletpoints, gegroepeerd per thema zoals ‘Doelstellingen’, ‘Risico’s’, en ‘Actiepunten’."


Overzicht van taken uit e-mails

"Scan mijn e-mails van de afgelopen week en genereer een lijst met openstaande taken en deadlines. Structuur de taken per prioriteit (‘Urgent’, ‘Binnen een week’, ‘Lopende taken’)."

Opdracht 4: Werken met Copilot in Pages

Oefening:

We gaan nu een vergadering voorbereiden met behulp van de Copilot Chat omgeving en Pages. 

Opdracht 1: Relevante informatie ophalen

Vraag nu aan de Copilot Chat om relevante informatie met betrekking tot de persoon met wie je zal vergaderen:

Samenvatting van eerdere gesprekken en actiepunten: 
"Geef een overzicht van alle eerder besproken actiepunten en besluiten uit de laatste drie 1-op-1 gesprekken met [Naam Medewerker] in Outlook en Teams-notities. Vat de belangrijkste prestaties, uitdagingen en openstaande taken samen."

Overzicht van afgeronde en lopende projecten: 
"Geef een overzicht van alle projecten waar [Naam Medewerker] in de afgelopen drie maanden aan heeft gewerkt. Vermeld de status, belangrijkste bijdragen en eventuele openstaande taken."

Voorbereiden van ontwikkel- en verbeterpunten: 
"Maak een lijst van de belangrijkste verbeterpunten voor [Naam Medewerker] op basis van eerdere feedback en projectuitkomsten. Stel concrete actiepunten en leerdoelen voor om de prestaties te verbeteren."


Open de uitkomsten in Pages. Ga aan de linkerkant naar het Pages tab. Bewerk nu een deel van de tekst, voeg eventueel items zoals bulletpoints toe. Maak deze notities overzichtelijk voor jouw vergadering.

Opdracht 2: Een agenda opstellen

Vraag hierna in de Copilot Chat om een agenda op te stellen voor deze performance review. 

 "Maak een gestructureerde agenda voor de 1-op-1 meeting met [Naam Medewerker], inclusief de volgende onderdelen:

  1. Terugblik op prestaties en KPI’s
  2. Beoordeling van lopende projecten
  3. Feedback en ontwikkelpunten
  4. Toekomstige doelen en verwachtingen
  5. Actiepunten en opvolging."

Open deze weer in pages en voeg elementen toe die voor jou belangrijk zijn om de vergadering goed te kunnen sturen. 

Extra: Pages organiseren

Open de Loop applicatie, maak een werkruimte aan per project of werknemer en  organiseer hier je pages voor de vergaderingen. 

Opdracht 5: Werken met Copilot in Word

In deze opdracht leer je hoe je met Copilot documenten maakt, analyseert en herschrijft. Je werkt in stappen toe naar een productbeschrijving die aansluit bij een specifieke doelgroep. Volg de onderstaande opdrachten en maak gebruik van de bronnen binnen CoffeeCare.

Opdracht 1: Creatief herschrijven

  1. Schrijf met behulp van Copilot een verslag over koffie, geschreven alsof het afkomstig is van een 8-jarige. De lengte van het verslag mag maximaal een half A4'tje zijn.
  2. Herschrijf dit verslag naar een professioneel document dat geschikt is voor CoffeeCare.
    • Verleng het verslag van een halve A4 naar twee volledige pagina’s.
    • Zorg voor een zakelijke en overtuigende schrijfstijl die past bij CoffeeCare.

Opdracht 2: Samenwerken en analyseren

  1. Stuur het professioneel herschreven verslag naar een collega.
  2. Gebruik Copilot om met een duidelijke prompt snel inzicht te krijgen in het document dat je collega terugstuurt. Analyseer wat erin staat.
  3. Werk met deze informatie verder en maak eventuele verbeteringen of aanvullingen op het verslag.

Opdracht 3: Informatie bronnen combineren

  1. Gebruik het klantenprofielbestand van CoffeeCare als bron.
    • Verwijs in je prompt naar het specifieke klantenprofiel dat je gebruikt.
    • Kies een profiel dat aansluit bij een specifieke doelgroep van CoffeeCare.
  2. Combineer de informatie uit het klantenprofielbestand met het document van je collega.
  3. Schrijf met behulp van Copilot een productbeschrijving die past bij de gekozen doelgroep.
    • Zorg ervoor dat de beschrijving aansluit bij de stijl en missie van CoffeeCare.
    • Gebruik bronverwijzingen naar het klantenprofielbestand en eventuele andere gebruikte bronnen.



Opdracht 6: Werken met Copilot in Excel

In deze opdracht leer je hoe je met behulp van Copilot in Excel gegevens organiseert, analyseert en visualiseert. Je gebruikt fictieve verkoopcijfers van CoffeeCare en werkt stap voor stap aan een overzicht en analyse van de gegevens.

Opdracht 1: Tabel maken

  1. Maak een tabel met verkoopcijfers van CoffeeCare. Zorg dat de tabel minimaal vijf kolommen en tien rijen bevat.
    • Voorbeelden van mogelijke kolommen: Regio, Klantnaam, Product, Aantal Verkocht, Omzet, Periode.
  2. Vul de tabel met fictieve gegevens die relevant zijn voor CoffeeCare.

Opdracht 2: Formule toepassen

  1. Voeg een formule toe die inzicht geeft in een specifiek aspect van de tabel, zoals totalen of unieke waarden.
  2. Controleer of de formule goed werkt en relevante resultaten oplevert.

Opdracht 3: Gegevens analyseren

  1. Gebruik Copilot om inzichten uit de tabel te halen.
    • Denk aan opvallende trends, best presterende regio’s of klanten.

Opdracht 4: Grafiek maken

  1. Laat Copilot een grafiek genereren op basis van de tabel of een specifieke analyse.
    • Voorbeelden: omzet per regio, verkoop per product, klanten per regio.

Opdracht 5: Extra analyse

  1. Stel aanvullende vragen aan Copilot om diepere inzichten te krijgen.
    • Denk aan vragen over trends, best presterende klanten of de invloed van een bepaalde periode.
  2. Werk met deze inzichten om een volledig beeld te krijgen van de verkoopcijfers van CoffeeCare.

Opdracht 7: Werken met Copilot in Powerpoint

Inleiding:
CoffeeCare, een bedrijf dat gespecialiseerd is in hoogwaardige koffiemachines en uitstekende klantenservice, bereidt zich voor op een belangrijke interne presentatie. Jij hebt de taak om een professionele PowerPoint-presentatie te maken. Deze presentatie combineert inzichten uit het Word-document (het verslag) en de Excel-tabel (de verkoopcijfers) die je in de vorige opdrachten hebt gemaakt. Het doel is om de informatie helder en visueel aantrekkelijk te presenteren.

Opdracht 1: Presentatie maken zonder thema

  1. Open PowerPoint zonder een thema te selecteren.
  2. Schrijf een duidelijke prompt waarin je Copilot vraagt een presentatie te maken op basis van:
    • Het Word-document (voor tekst en structuur).
    • De Excel-tabel (voor cijfers en grafieken).
  3. Laat Copilot de presentatie genereren en controleer of alle inhoud correct en duidelijk is verwerkt.

Opdracht 2: Presentatie maken met een thema

  1. Open PowerPoint opnieuw en selecteer een passend thema dat aansluit bij CoffeeCare, zoals een zakelijk of modern ontwerp.
  2. Gebruik exact dezelfde prompt als in opdracht 1 om opnieuw een presentatie te laten genereren.
  3. Controleer of het gekozen thema consistent is toegepast en noteer de verschillen in uitstraling ten opzichte van de presentatie zonder thema.

Opdracht 3: Slides aanpassen met Designer

  1. Kies enkele slides uit de presentatie die je met een thema hebt gemaakt.
  2. Gebruik de PowerPoint Designer-tool om de slide aan te passen.

Opdracht 8: Werken met Copilot in Outlook

Opdracht 1: Een nieuwe mail schrijven, bewerken en versturen. 

Start met het schrijven van een nieuwe e-mail. Gebruik Copilot om een conceptmail te schrijven waarin je aan een collega vraagt naar de huidige status van lopende projecten.


Extra: Refereer ook naar bestanden, specifieke medewerkers en e-mails in jouw prompt. 

"Schrijf een concept mail aan [collega’s naam] waarin ik vraag naar een statusupdate van de lopende projecten. Refereer in de mail specifiek naar het project [projectnaam] en het document /[documentnaam], dat in [OneDrive-map] staat. Vraag ook of er al feedback is ontvangen van [naam van een andere collega/klant]. Sluit de mail af met een verzoek om eventuele knelpunten of benodigde ondersteuning aan te geven."


Extra: Gebruik de Copilot feature om jouw e-mail te verbeteren. Je kunt tekst inkorten, langer maken, de toon wijzigen en de coachings tool inzetten. 

Opdracht 2: E-mail analyseren, samenvatten en beantwoorden

Open een mail die je van een collega hebt ontvangen. Gebruik nu de opties binnen copilot om deze e-mail snel en zorgvuldig te beantwoorden. 

Vraag eerst in de Copilot chat om de voorgaande mail samen te vatten, de belangrijkste punten in een bulletpoints te weergeven of de taken per persoon te weergeven. 

Schrijf nu een concept antwoord e-mail met behulp van Copilot. 

Extra: Gebruik de Copilot feature om jouw e-mail te verbeteren. Je kunt tekst inkorten, langer maken, de toon wijzigen en de coachings tool inzetten. 


Extra: Vraag nu in de Copilot chat om een vergadering in te plannen met jouw collega om deze onderwerpen te bespreken. Copilot zal hiervoor een gebeurtenisformulier openen, waarin je meteen een moment in de agenda kan boeken voor jou en jouw collega. 


Extra: Vraag in de Copilot chat om welke e-mails van de afgelopen week nog niet beantwoord zijn. Stuur met behulp van Copilot snel een opvolgings e-mail naar de betreffende collega. 

E-mails efficiënter opstellen:

Je wilt een formele en goed gestructureerde e-mail sturen zonder hier veel tijd aan te besteden.
Prompt: "Schrijf een professionele e-mail aan [naam] over [onderwerp], waarin ik [boodschap] wil overbrengen en een reactie vraag voor [datum]."


Oude e-mails doorzoeken: 

Je zoekt een belangrijke e-mail die je een paar weken geleden hebt ontvangen over een project.
Prompt: "Zoek de e-mail waarin [naam] mij een overzicht stuurde van [onderwerp]."


Taken uit e-mails halen: 

Je wilt snel zien welke taken nog openstaan uit je e-mailcorrespondentie.
Prompt: "Geef een overzicht van alle taken die in mijn recente e-mails genoemd worden en koppel ze aan de bijbehorende afzenders."


Follow-up mails sturen:

Je wilt weten wie je nog een follow-up mail moet sturen.
Prompt: "Toon een lijst van e-mails waarop ik nog geen antwoord heb ontvangen en stel een follow-up e-mail op voor elk."

Opdracht 9: Een Copilot Agent maken

Opdracht 1: Nieuwe agent maken

Maak een nieuwe Agent aan voor jouw interne HR-beleid binnen de configureer omgeving. 


Geef de Agent een nieuwe naam en icoon.

Bijvoorbeeld: “HR-beleid Agent”.


Zorg dat je een passende beschrijving maakt zodat gebruikers weten waarvoor deze agent bedoelt is.

Bijvoorbeeld: “Deze HR-beleid Agent beantwoordt al jouw vragen over ons interne HR beleid.”


Geef deze Agent specifieke instructies over de taken die deze agent zal uitvoeren.


Tip: Wees specifiek over de stappen die de Agent kan zetten op basis van de input die deze ontvangt.

“Analyseer het document [naam HR beleids document], beantwoord de vragen op een directe, vriendelijke en professionele toon in een aantal zinnen. Verwijs naar de bron en laat zien waar je de informatie hebt gevonden.”

Voeg het HR-beleid toe in de kennisbank, let er op dat je in de instructies naar dit document verwijst. 


Stel een aantal veelgestelde vragen in over het HR beleid onder de Beginprompts.


Test hem eerst uit, wanneer je tevreden bent, mag je hem maken!


Mocht je geen eigen HR-beleidsdocument kunnen vinden, gebruik deze van CoffeeCare Solutions: 

PromptGorillas B.V. 

Algemene voorwaarden | Privacy Policy

Powered by nomadsoffice

\