Pack & Go Logistics is a medium-sized logistics company specializing in the distribution of sustainable and custom-made packaging materials for e-commerce, food retail, and industrial clients. Their product range includes cardboard boxes, shipping bags, insulating packaging, and filler materials. The company focuses on fast delivery, scalable solutions, and a personal approach. Their quotations are intended for both new clients and existing customers requesting a new order or customized solution.
Excercise:
Use this case to write your own prompt in which you ask ChatGPT to help create a professional quote template for Pack & Go Logistics. Use the most important elements to write a great prompt:
1. Role (Who is ChatGPT in this scenario?)
Tell ChatGPT who it should be or what expertise it should use to help you in the best way possible. For example: a sales expert, a logistics consultant, or a copywriter specialized in B2B.
2. Context (What is the situation in which you need help?)
Briefly explain what you need the quote for. What does the company do, what kind of service/product is offered, and who is the quote intended for?
3. Instruction (What exactly do you want ChatGPT to do?)
Clearly state what you expect from ChatGPT. Think about the content of the quote or specific sections.
4. Tone of Voice (What tone do you want the document to have?)
Describe the tone of the text. For example: friendly, reliable, business-like, or innovative.
5. Output Format (In what format do you want the output?)
Indicate how you want to receive it: as plain text, with headings, in table format, etc.
6. Examples (Optional: Add examples or elements you like)
Optionally, add details such as: a slogan at the top, graphic elements, tables, or references to existing quotes.
Rule:
Good luck!
Text Prompt:
You are a logistics marketing specialist with experience in writing quotes for B2B service providers.
I need a quote for Pack & Go Logistics, a company that supplies sustainable packaging materials to e-commerce businesses. The quote is intended for a new client looking to order a large batch of insulating boxes.
Create a professional quote template including a company introduction, product overview, unit and bulk pricing, delivery terms, and a friendly closing statement.
Use a clear, professional but approachable tone of voice that inspires trust in business clients.
Provide the quote as plain text with H2 headings and a pricing table per product category.
I would like a short, engaging slogan at the top, such as: “Smartly packed, swiftly delivered.” And I want the prices to be clearly presented.
Format:
[ROLE] You are a _______________ who specializes in ______________.
[CONTEXT] I need a quote for _______________. The quote is intended for ______________.
[INSTRUCTION] Create a quote template with ______________.
[TONE OF VOICE] Use a _______________ tone of voice.
[OUTPUT FORMAT] Provide the output as _______________.
[EXAMPLES / ADDITIONAL WISHES] I want the quote to ______________.
<examples>
## Example 1 (Provide your first example)
## Example 2 (Provide your next example)
</examples>
Pack & Go Logistics is een middelgroot logistiek bedrijf gespecialiseerd in de distributie van duurzame en op maat gemaakte verpakkingsmaterialen voor e-commerce, food-retail en industriële klanten. Ze leveren onder andere kartonnen dozen, verzendzakken, isolerende verpakkingen en opvulmateriaal. Het bedrijf richt zich op snelle levering, schaalbare oplossingen en een persoonlijke aanpak. De offertes zijn bedoeld voor zowel nieuwe klanten als bestaande relaties die een nieuwe bestelling of maatwerkoplossing aanvragen.
Oefening:
Gebruik deze casus om je eigen prompt te schrijven waarin je ChatGPT vraagt te helpen bij het maken van een professionele offerte-template voor Pack & Go Logistics. Gebruik de belangrijkste elementen bij het schrijven van een goede prompt:
1. Rol (Wie is ChatGPT in deze situatie?)
Vertel ChatGPT wie hij moet zijn of welke expertise hij moet inzetten om je optimaal te helpen. Bijvoorbeeld: een sales expert, een logistiek consultant, of een copywriter gespecialiseerd in B2B.
2. Context (Wat is de situatie waarin je hulp nodig hebt?)
Leg kort uit waarvoor je de offerte nodig hebt. Wat doet het bedrijf, wat voor dienst/product wordt aangeboden, en voor wie is de offerte bedoeld?
3. Instructie (Wat wil je precies dat ChatGPT doet?)
Geef duidelijk aan wat je van ChatGPT verwacht. Denk aan de inhoud van de offerte of specifieke onderdelen.
4. Tone of Voice (Welke toon wil je dat het document heeft?)
Omschrijf de toon van de tekst. Bijvoorbeeld: vriendelijk, betrouwbaar, zakelijk, of innovatief.
5. Uitvoerformat (In welk formaat wil je de output?)
Geef aan hoe je het wil ontvangen: als platte tekst, met kopjes, in tabelvorm, enz.
6. Voorbeelden (Optioneel: voeg voorbeelden of elementen toe die je mooi vindt)
Voeg eventueel details toe zoals: een slogan bovenaan, grafische elementen, tabellen, of verwijzingen naar bestaande offertes.
Spelregel:
Succes!
Jij bent een logistiek marketingspecialist met ervaring in het schrijven van offertes voor B2B-dienstverleners.
Ik heb een offerte nodig voor Pack & Go Logistics, een bedrijf dat duurzame verpakkingsmaterialen levert aan e-commercebedrijven. De offerte is bedoeld voor een nieuwe klant die een grote partij isolerende dozen wil bestellen.
Maak een professionele offerte-template inclusief een bedrijfsintroductie, overzicht van de producten, prijzen per stuk en per volume, levertermijnen en een vriendelijke afsluiter.
Gebruik een duidelijke, professionele maar toegankelijke tone of voice die vertrouwen wekt bij zakelijke klanten.
Lever de offerte als platte tekst met H2-kopjes en een prijstabel per productcategorie.
Ik wil graag dat er bovenaan een korte slogan staat die de klant aanspreekt, zoals: "Slim verpakt, snel geleverd." En dat de prijzen overzichtelijk worden gepresenteerd.
[ROL] Jij bent een _______________ die gespecialiseerd is in ______________.
[CONTEXT] Ik heb een offerte nodig voor _______________. De offerte is bedoeld voor ______________.
[INSTRUCTIE] Maak een offerte-template met ______________.
[TONE OF VOICE] Gebruik een _______________ tone of voice.
[UITVOERFORMAT] Geef de output als _______________.
[VOORBEELDEN / EXTRA WENSEN] Ik wil dat de offerte ______________.
<voorbeelden>
## Voorbeeld 1
(Geef je eerste voorbeeld)
## Voorbeeld 2
(Geef je volgende voorbeeld)
</voorbeelden>
Onze missie is om AI toegankelijk te maken zowel voor bedrijven als professionals.
